Você consegue olhar para um canto da sua casa todos os dias e ver uma pilha de papel amontoado sem se estressar? Pilhas de papel na mesa da entrada, no escritório, na bancada da cozinha. Contas para pagar, recados da escola, recibos/faturas de consultas, publicidade do correio, jornais e revistas, etc.

O pior é ganhar coragem para tratar do assunto e à medida que a pilha cresce, a coragem diminui. O resultado? Deixa passar datas importantes porque não encontrou o tal papel que procurava há semanas, deixa passar o prazo para pagar aquela fatura da água ou da luz, esquece-se que o seu filho tinha uma visita de estudo porque deixou o papel da escola debaixo de muitos outros papéis e assim por diante.

Se isso lhe parece familiar, você precisa destas dicas para organizar a sua papelada.

Vamos começar pela parte boa, os benefícios de ter um arquivo organizado.

Recuperar o controle: não saber onde guarda determinado papel pode deixar-lho frustrado. Ao estar organizado, estará  tudo sob controle.

Ter mais energia mental – ficar preocupado com os papéis que não consegue encontrar pode ser desgastante, se tiver tudo organizado, vai sentir-se bem.

Poupar dinheiro – pagamentos atrasados pode ser um problema, ter a papelada organizada é o primeiro passo para que isto deixe de acontecer.

Gerir bem o tempo – perde menos tempo ao guardar e procurar papéis.

Existem variadas formas de organizar a papelada, e é completamente natural que cada um tenha uma forma diferente de fazê-lo.  

Comece juntando toda a papelada que estiver espalhada pela casa: procure nas gavetas, armários, pastas, caixas e coloque tudo em cima de uma mesa, de um tapete, ou da cama...

• Em seguida separe o que é conta que já pagou, e o que é documento e comece o descarte.
• Mas veja bem... Só rasgue algum depois de conferi na Tabela de Temporalidade de guarda de documentos por quanto tempo você precisa guardar aquele documento. Com ela você vai saber exatamente o que vai pro lixo e o que precisa ficar arquivado e por quanto tempo. Na internet você encontra essa tabelinha atualizada.

• Separou tudo? O que é ÚTIL e o que é INÚTIL?

• Pegue um saco de lixo, alguns clipes, eu prefiro o binder clip, porque não enferruja, uma caneta e um bloquinho de postit.

• Vá fazendo os montinhos, por exemplo, Documento Pessoal - cole um postit em cima: Energia – água - etc. Porque dali a pouco você pode se perder e não identificar quem é quem...

• E para se livrar daquele monte de contas pagas, a primeira coisa é separar aquele comprovante onde tem a Declaração de Quitação de Débito. Assim você já vai eliminar muita coisa. Desde 2009 as empresas prestadoras de serviços precisam obedecer a Lei 12.007 que obriga a empresa a emitir essa declaração na conta até o mês de maio de cada ano.

Em seguida você precisa organizar!

• Uma forma simples e barata de arquivar e encontrar facilmente quando precisar é usando as pastas de elástico em cores diferentes.

Exemplo: verde para documentos de banco e financiamentos, cartões de crédito/ vermelho para documentos permanentes/pessoais/ amarelo para os automóveis e assim por diante. Isso facilita para qualquer membro da família encontrar o que procura.

E não importa se você usar uma pasta, uma caixa, envelopes... Coloque uma ETIQUETA, identificando o que está ali dentro. Esse esforço vai valer muito à pena. Ex.:

DOCUMENTOS FULANO. Use uma pasta exclusiva e rotulada, e guarde: Certidão de Nascimento, de Casamento/Divórcio/ Título Eleitoral/

Carteira de vacinação

CONTAS PAGAS:

• Onde você vai organizar vai depender da quantidade de recibos de contas pagas (com exceção do que vai para pasta de documentos para Imposto de Renda).

• Caixa Arquivo de Pastas Suspensas: Excelente, tem visor para identificação na parte externa. Nela você pode colocar por ano ou por categoria de documento (água, luz, condomínio, telefone fixo, celular, internet, etc.) ou por meses do ano. De repente pode ficar tudo numa caixa só.

• Uma pasta sanfonada também é excelente pra quem tem pouco documento.

• Envelopes etiquetados: Ali você pode manter tudo separadinho, com os envelopes etiquetados com os meses do ano, e arquivados em uma cesta ou caixa. É simples mais super prático!

Envelopes encadernados em espiral, etiquetados também com os meses do ano. Este é um sistema simples, porém detalhado, que geralmente funciona bem.

Imposto de Renda: Crie uma pasta identificada, exclusivamente pra guardar durante o ano tudo o que precisa pra fazer o imposto de renda. Pode ser uma pasta de elástico ou envelope etiquetado com as iniciais: IRRF.

• Automóveis: Crie uma pasta para cada carro e guarde todos os documentos referentes ao veículo e se for o caso, deixe cópia da chave também.

Propriedades/Bens e a Casa:

• Crie uma pasta individual para cada uma das propriedades da família. Mantenha IPTU/ITU, escrituras e qualquer documento relacionado com elas ali.

• Produtos, Equipamentos, Eletrodomésticos/ O que a casa possui: Crie uma pasta para os eletrodomésticos ou equipamentoa que a família possui e que tenha garantia. Guarde a nota fiscal, manual de instruções já resumido e a garantia.

• Pets (para quem tem animais em casa, é importante ter uma seção para guardar os documentos, carteira de vacinação, exames e receitas de remédios só dos bichinhos)

• As radiografias e tomografias que precisam ser guardadas para comparações futuras, também é documento, e que você pode guardar numa pasta maior, como a Pasta A3.

• E por fim, o Arquivo morto ou inativo: Onde você vai guardar os papéis usados uma vez ou outra e os que são arquivados por segurança.

• Pode juntar todas as contas do ano anterior e colocar num envelope grande ou num saco plástico, com etiqueta: “CONTAS REFERENTE AO ANO 2022” ou “COMPROVANTES ANO 20212” e colocar tudo dentro de uma caixa

• Cada início de ano faça o descarte anual, o que ainda deve guardar e o que deve ir para o lixo, sempre conferindo na Tabela de Temporalidade, que você pode deixar colada na caixa ou envelope.

UM LEMBRETE MUITO IMPORTANTE:

• Guarde essas pastas sempre no mesmo lugar, conhecido por todos os membros da família.
• Eu te garanto que esse pequeno esforço vai facilitar muito para você que organizou e para qualquer membro da família que precisar de um documento, certo?

Veja o passo a passo detalhado aqui nesse vídeo:  https://www.youtube.com/watch?v=1IZuGHhm7rQ